Introduzione
La presente Informativa sulla privacy spiega come Laura Marchesini, operante come OsteoGym, raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali. Laura Marchesini è un’imprenditrice individuale ed è la titolare del trattamento dei dati personali descritti in questa informativa, salvo nei casi in cui un’organizzazione distinta, come una clinica, agisca come titolare per i propri trattamenti.
Questa informativa si applica agli attuali servizi di personal training di OsteoGym, comprese le sessioni in presenza presso una clinica, le visite a domicilio e le sessioni online, nonché alle richieste e all’uso del sito OsteoGym. OsteoGym non offre attualmente servizi a persone di età inferiore a 18 anni.
Chi è responsabile dei tuoi dati?
London SE17 3SE
Regno Unito
Richieste generali: info@osteogym.com
Privacy, diritti sui dati e reclami relativi alla protezione dei dati: lauramarche92@gmail.com
Dati personali che raccogliamo
A seconda di come interagisci con OsteoGym, possiamo trattare:
- Dati identificativi e di contatto, come nome, indirizzo email, numero di telefono e, per le sessioni a domicilio, indirizzo.
- Dati relativi a richieste e corrispondenza, comprese le informazioni inserite nelle email o in altri messaggi e le registrazioni delle comunicazioni con te.
- Dati relativi alle richieste inviate dal sito, se utilizzi il modulo di richiesta generale, compresi nome, indirizzo email, numero di telefono facoltativo, preferenza sulla modalità di allenamento, modalità di contatto preferita e messaggio generale inviato. Il modulo non è un modulo di prenotazione e invita a non inviare informazioni mediche dettagliate o riservate.
- Dati relativi ad appuntamenti e servizi, come date delle sessioni, presenze, preferenze di allenamento e informazioni amministrative relative alle sessioni.
- Dati relativi a forma fisica e allenamento, compresi obiettivi, programmi di allenamento, informazioni sui progressi e note delle sessioni.
- Dati relativi alla salute, quando rilevanti per un personal training sicuro e appropriato. Possono comprendere informazioni fornite tramite PAR-Q o questionario medico, infortuni, condizioni mediche, sintomi, limitazioni fisiche e altri dati relativi alla salute che scegli o devi fornire. I dati relativi alla salute appartengono a categorie particolari di dati personali e ricevono una protezione aggiuntiva ai sensi della normativa sulla protezione dei dati.
- Dati relativi a pagamenti e contabilità quando necessari per l’attività, la fatturazione e la documentazione fiscale. OsteoGym non accetta attualmente pagamenti tramite questo sito e non raccoglie attraverso il sito i dati delle carte di pagamento.
- Dati tecnici limitati che possono essere trattati dall’infrastruttura di hosting e sicurezza del sito, come indirizzo IP, informazioni su browser o dispositivo, data e ora di accesso e informazioni di sicurezza o dei log del server. OsteoGym non utilizza attualmente tali dati per pubblicità o profilazione comportamentale.
Da dove otteniamo i tuoi dati
Otteniamo la maggior parte dei dati personali direttamente da te, per esempio quando:
- invii un’email a OsteoGym, utilizzi il modulo di richiesta generale del sito o presenti una richiesta in altro modo;
- compili un PAR-Q o un altro questionario su salute e sicurezza;
- partecipi a una sessione di personal training; oppure
- comunichi con Laura riguardo al programma, ai progressi o agli appuntamenti.
Quando una sessione viene organizzata tramite la clinica di fisioterapia presso cui lavora Laura, le informazioni rilevanti possono essere ricevute anche attraverso la reception o i sistemi gestionali della clinica. La clinica può essere un titolare del trattamento distinto per i dati che raccoglie e utilizza ai propri fini di prenotazione, amministrazione o altro; a tali trattamenti si applicherà la sua informativa sulla privacy.
Perché utilizziamo i tuoi dati e quali sono le nostre basi giuridiche
Richieste e organizzazione dei servizi di personal training
Utilizziamo dati identificativi, di contatto e relativi alle richieste per risponderti, discutere le tue esigenze, organizzare le sessioni e adottare misure su tua richiesta prima di concludere un contratto. La nostra base giuridica è la necessità del trattamento per adottare misure precontrattuali e, se diventi cliente, per eseguire il contratto con te.
Erogazione e gestione del personal training
Utilizziamo dati di contatto, appuntamento, forma fisica, programma e sessione per fornire, adattare e gestire i servizi di personal training. La nostra base giuridica è l’esecuzione del contratto con te.
Dati relativi a salute e sicurezza
Per offrire personal training in sicurezza, potremmo dover conoscere condizioni di salute, infortuni o limitazioni fisiche rilevanti. Per i dati ordinari, la base giuridica ai sensi dell’articolo 6 è normalmente l’esecuzione del contratto con te. Poiché i dati relativi alla salute appartengono a categorie particolari, è necessaria anche una condizione prevista dall’articolo 9. Per la valutazione ordinaria e l’erogazione degli attuali servizi di personal training di OsteoGym, ci basiamo sul tuo consenso esplicito quando richiesto. Tale consenso verrà richiesto separatamente e in modo chiaro, per esempio in relazione al PAR-Q o al questionario sulla salute.
Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento contattando lauramarche92@gmail.com. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Se dati relativi alla salute sono oggettivamente necessari per offrire l’allenamento in sicurezza, dopo la revoca potremmo non essere in grado di continuare a fornire alcuni o tutti i servizi.
Documentazione professionale, assicurazione e azioni legali
Possiamo conservare la documentazione pertinente relativa a clienti e sessioni per mantenere adeguati registri professionali, rispondere a reclami, rispettare i requisiti assicurativi applicabili e accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Per i dati personali ordinari, la base giuridica è il nostro legittimo interesse a mantenere registri appropriati, rispettare i requisiti assicurativi e tutelare i nostri diritti. Quando i dati relativi alla salute sono necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, ci basiamo sulla condizione prevista dall’articolo 9(2)(f) dell’UK GDPR.
Contabilità e imposte
Possiamo utilizzare e conservare la documentazione pertinente relativa alle transazioni e all’attività per adempiere agli obblighi fiscali, contabili e ad altri obblighi di legge. La nostra base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale.
Funzionamento e sicurezza del sito
Dati tecnici limitati possono essere trattati quando necessario per fornire, mantenere e proteggere il sito, prevenire abusi e indagare su incidenti di sicurezza. La nostra base giuridica è il legittimo interesse a gestire e proteggere un sito sicuro. Non utilizziamo attualmente Google Analytics o altri servizi di analisi, tracciatori pubblicitari, tecnologie di profilazione o pixel di marketing di terze parti.
Marketing, testimonianze e contenuti incorporati
OsteoGym non gestisce attualmente una newsletter via email e non utilizza i dati dei clienti per marketing diretto tramite email. Il sito non pubblica attualmente fotografie dei clienti, immagini prima e dopo o testimonianze e non utilizza Google Analytics o servizi analoghi.
La pagina Contatti contiene una mappa Google interattiva che si carica automaticamente quando visiti la pagina. Il contenuto viene richiesto a Google, che può ricevere informazioni tecniche sul tuo dispositivo o sulla connessione e utilizzare cookie o tecnologie analoghe secondo le proprie condizioni sulla privacy. È disponibile anche un normale link esterno per le indicazioni.
Il sito non incorpora attualmente contenuti di YouTube, Vimeo, Instagram o social media analoghi. Aggiorneremo questa informativa e, quando necessario, otterremo il consenso prima di introdurre usi sostanzialmente diversi dei dati personali.
Email e WhatsApp Business
L’email è il metodo di primo contatto di OsteoGym attraverso il sito. I clienti esistenti possono inoltre comunicare con Laura tramite WhatsApp Business. Se scegli di utilizzare WhatsApp Business, WhatsApp/Meta tratterà i dati associati alla comunicazione secondo le proprie condizioni e informative sulla privacy. Evita di inviare tramite WhatsApp informazioni sanitarie dettagliate o non necessarie. Se le informazioni contenute in un messaggio sono pertinenti alla documentazione dell’allenamento, possono essere riportate nelle note del cliente.
Come e dove vengono conservati i dati dei clienti
Per i clienti seguiti tramite la clinica, la documentazione rilevante può essere registrata nel sistema gestionale TM3 secondo le procedure della clinica. Per i clienti privati di Laura, le note e le informazioni sull’allenamento vengono conservate in uno spazio cloud crittografato accessibile tramite l’iPad di Laura. L’accesso ai dati personali è limitato a quanto ragionevolmente necessario per le finalità descritte in questa informativa.
Nessun metodo di conservazione o comunicazione elettronica può essere garantito come completamente sicuro, ma OsteoGym adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli e adeguate alla natura dei dati, in particolare quando sono coinvolti dati relativi alla salute.
Con chi condividiamo i dati
OsteoGym non vende dati personali. I dati personali possono essere messi a disposizione soltanto quando necessario a:
- il personale autorizzato della reception o dell’amministrazione della clinica e il fornitore del sistema gestionale, quando un servizio in clinica viene organizzato o registrato;
- Cloudflare, che fornisce hosting, distribuzione e sicurezza del sito e tratta la richiesta proveniente dal modulo sullo stesso dominio;
- Resend, utilizzato per recapitare via email a OsteoGym le richieste inviate dal sito;
- Google, quando visiti la pagina Contatti contenente la mappa caricata automaticamente o segui il link esterno a Google Maps;
- fornitori di servizi a supporto di email, spazio cloud crittografato e comunicazioni;
- consulenti professionali, assicuratori o rappresentanti legali, quando necessario per ottenere una consulenza, gestire una richiesta o tutelare diritti legali; oppure
- autorità pubbliche, organismi di regolamentazione, tribunali o forze dell’ordine, quando la divulgazione è richiesta o consentita dalla legge.
OsteoGym non comunica abitualmente i dati dei clienti a medici di base, altri terapisti o altri professionisti sanitari. Se tale comunicazione diventa necessaria, avverrà soltanto in presenza di un’adeguata base giuridica e, quando richiesto, di una condizione applicabile ai dati appartenenti a categorie particolari, come il consenso esplicito.
Trasferimenti internazionali
Alcuni fornitori tecnologici utilizzati per email, spazio cloud, infrastruttura del sito o comunicazioni possono trattare o rendere accessibili i dati personali al di fuori del Regno Unito. Quando ciò costituisce un trasferimento soggetto a restrizioni ai sensi della normativa britannica sulla protezione dei dati, OsteoGym utilizzerà il servizio soltanto se è disponibile un meccanismo di trasferimento lecito e adeguato. A seconda della destinazione e del fornitore, ciò può comprendere i regolamenti britannici di adeguatezza o garanzie contrattuali approvate, come lo UK International Data Transfer Agreement o lo UK Addendum alle EU Standard Contractual Clauses, insieme a eventuali misure aggiuntive richieste dalla legge. Puoi contattare lauramarche92@gmail.com per ulteriori informazioni sulle garanzie applicabili ai tuoi dati.
Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati
Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo ragionevolmente necessario alla finalità per cui sono detenuti. Il nostro attuale approccio alla conservazione è il seguente:
- Richieste che non diventano un rapporto con un cliente: normalmente fino a 12 mesi dopo l’ultima comunicazione sostanziale, salvo che sia necessario un periodo più lungo per gestire un reclamo, una controversia o una questione legale.
- Documentazione dei clienti OsteoGym: la documentazione, comprese le informazioni del PAR-Q, i dati sanitari rilevanti, i programmi e le note delle sessioni, viene normalmente conservata fino a 7 anni dalla fine del rapporto con il cliente, in linea con gli attuali requisiti assicurativi di OsteoGym per la tenuta dei registri e le azioni legali. Quando opportuno, i dati non più necessari saranno cancellati o eliminati in modo sicuro prima di tale termine.
- Corrispondenza ordinaria via email o WhatsApp: conservata soltanto finché è ragionevolmente necessaria per comunicazioni e amministrazione. Le informazioni rilevanti che fanno parte della documentazione del cliente possono essere conservate con tale documentazione per il periodo indicato sopra.
- Documentazione fiscale e contabile: conservata per il periodo richiesto da HMRC e dagli altri obblighi legali applicabili. Per un’imprenditrice individuale, in genere si tratta di almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione della Self Assessment relativa all’anno fiscale pertinente; in alcune circostanze si applicano periodi più lunghi.
- Dati tecnici e di sicurezza del sito: conservati soltanto per il tempo necessario per hosting, sicurezza, risoluzione dei problemi o indagine su un incidente, tenendo conto della configurazione e dei periodi di conservazione del fornitore interessato.
Quando la documentazione controllata dalla clinica viene conservata secondo le sue procedure, a tale documentazione può applicarsi la politica di conservazione della clinica.
Sei tenuto a fornire dati personali?
Non sei tenuto a fornire dati personali per il semplice fatto di consultare il sito OsteoGym. Se presenti una richiesta o chiedi di ricevere personal training, alcuni dati identificativi, di contatto e relativi al servizio saranno necessari per risponderti e fornire il servizio. Dati sanitari pertinenti possono inoltre essere oggettivamente necessari per valutare se e come l’allenamento possa essere svolto in sicurezza. Se i dati necessari non vengono forniti, OsteoGym potrebbe non essere in grado di offrire o continuare un servizio.
I tuoi diritti in materia di protezione dei dati
A seconda delle circostanze e della base giuridica utilizzata, potresti avere il diritto di:
- chiedere l’accesso ai dati personali che deteniamo su di te;
- chiederci di correggere dati inesatti o incompleti;
- chiederci di cancellare i tuoi dati personali in determinate circostanze;
- chiederci di limitare l’uso dei tuoi dati personali in determinate circostanze;
- opporti a determinati trattamenti;
- ricevere o trasferire determinati dati in un formato portabile quando si applica il diritto alla portabilità; e
- revocare il consenso in qualsiasi momento quando il trattamento si basa sul consenso.
Questi diritti non sono assoluti e possono applicarsi eccezioni. Per esercitare un diritto, scrivi a lauramarche92@gmail.com. Potremmo chiedere informazioni ragionevolmente necessarie per confermare la tua identità. Risponderemo entro i termini previsti dalla normativa sulla protezione dei dati.
Il tuo diritto di opposizione
Quando ci basiamo sui legittimi interessi per utilizzare i tuoi dati personali, hai il diritto di opporti al trattamento. In caso di opposizione, interromperemo il trattamento salvo che possiamo dimostrare motivi legittimi cogenti per proseguirlo oppure che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Processi decisionali automatizzati
OsteoGym non utilizza attualmente i dati personali per assumere decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi e non svolge profilazione automatizzata per finalità di marketing.
Persone di età inferiore a 18 anni
Gli attuali servizi di personal training di OsteoGym sono rivolti ad adulti di almeno 18 anni. OsteoGym non raccoglie consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 18 anni allo scopo di fornire servizi di personal training. Se ritieni che una persona di età inferiore a 18 anni abbia fornito per errore dati personali a OsteoGym, contattaci affinché possiamo esaminarli e, quando opportuno, cancellarli.
Questioni e reclami relativi alla protezione dei dati
Se hai una preoccupazione o un reclamo sul modo in cui OsteoGym ha trattato i tuoi dati personali, contatta Laura all’indirizzo lauramarche92@gmail.com. I reclami relativi alla protezione dei dati saranno confermati entro 30 giorni. Adotteremo misure appropriate per svolgere le verifiche senza indebito ritardo, ti terremo informato quando opportuno e comunicheremo l’esito.
Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo all’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorità britannica per la protezione dei dati:
Information Commissioner’s Office Wycliffe HouseWater Lane
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF
Telefono: 0303 123 1113
Sito web: ico.org.uk/make-a-complaint
Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
Possiamo aggiornare questa Informativa sulla privacy se cambiano i servizi, i sistemi, i fornitori o gli obblighi legali di OsteoGym. La versione attuale sarà pubblicata su questo sito con la data dell’ultimo aggiornamento. Quando una modifica incide in modo sostanziale sull’uso dei dati dei clienti esistenti, adotteremo misure appropriate per portarla all’attenzione dei clienti interessati.